ホーム > 文書管理システムの構築 > CRMがご提案する文書管理のコツ Part3

「業務効率の向上」「コスト削減」の実現に向けて

紙媒体から『電子文書』へ

近年、企業内でのネットワーク構築や1人1台のPC利用などインフラ整備が進み、紙媒体よりも電子ファイルで文書を管理する傾向にあります。また、2005年のe-文書法(※)の施行により契約書や請求書やカルテ、株主総会の議事録など法令により、紙媒体での保存が義務付けられている書類を電子データとして保存することが可能となりました。

課題

・文書の電子化を図り、業務を効率化したい。
・ペーパーレス化をはかり、コストを削減したい。
・電子化を進めたいがどうしたらいいのか分からない。
・インフラ環境を整備したい。
・情報共有を図りたい。
・インターネットを使って、サービスを充実したい。

課題

 

※e-文書法

民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」を指す。2法を総称して、「e-文書法」と呼ぶ。2005年4月1日から施行された。

業務効率の向上』、『コスト削減』の実現

e-文書法の施行により、資料保管に使用していたスペースや人件費などのコスト削減が期待できます。しかし、必要な時に必要な情報がすぐに探し出せない、重複して文書を管理している…など、せっかく電子化を進めてもきちんと管理されていなければ、十分な効果を得ることはできません。

このような状況を打破するためにも、文書管理の現状と問題点を整理し、紙媒体と電子文書を一元管理できる環境、組織として情報共有できる環境を構築し、業務効率の向上、コスト削減を目指すことがとても重要となります。

現状の文書管理の『見直し・再構築』

従来の紙文書をベースにした管理から、電子化も考慮した管理にするためのルールの見直し・再構築が必要となります。

内容

文書管理ルールの見直し・再構築・システムの導入後の評価を中心とした「文書ライフサイクル管理コンサルテーション」により全面的にサポートいたします。
・現状問題点の整理・解決
・紙文書と電子文書の一元的な管理
など

有効的な『システムの維持・運営』

新システムの運営に職員の作業負担が著しく増えたり、一挙に高度なコンピューターシステムを利用する文書管理の運営は、「改善」より「維持定着化」が難しいと言われています。そのため、的確に運営できる体制作りが必要となります。

内容

・紙文書の際整理作業(執務室・書庫)、アドバイスを実施する専任コンサルタントの派遣
・システム導入後に評価・点検するメンテナンス手法の確立
・文書管理ルールの見直しに関する教育・研修制度の実施
・システム導入に伴う操作研修・運用研修の実施
・お客様の事情に合わせ、最も適合する運用形態のご提案・実施
・運用マニュアルの作成
など

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